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Contrat de domiciliation

Votre contrat de domiciliation

La domiciliation consiste, pour une entreprise qui ne dispose pas de locaux pour exercer son activité, à déclarer son adresse, ou son siège social, auprès d'une société spécialisée dans la domiciliation. Cela permet au client domicilié :

• de disposer d'une adresse officielle qui ne change pas et que l'on peut communiquer à ses clients ou aux administrations
• de pouvoir utiliser des locaux professionnels pour recevoir ses clients ou pour tenir ses réunions ou assemblées
• de bénéficier des services annexes proposés par la société de domiciliation (téléphonie, fax, location de bureaux, services informatiques, etc.)

La domiciliation est également intéressante dans le cas où l'intéressé n'a pas le droit de domicilier son entreprise chez lui.

Le contrat de domiciliation est expressément encadré par la loi

L'activité de domiciliation est réglementée de manière rigoureuse et le non respect de la réglementation expose l'intéressé à des sanctions pénales.

SYSTENIUM bénéficie d'un agrément préfectoral délivré le 14 mars 2011 par la Préfecture de Caen qui lui permet d'exercer l'activité de domiciliataire de sièges sociaux.

Contrat de domiciliation : un document écrit

Le contrat de domiciliation doit être rédigé par écrit, et conclu entre une société de domiciliation et un domicilié pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction (article R. 123-168 du Code de commerce).

Ce contrat doit être communiqué au greffe du tribunal de commerce lors de l'immatriculation de l'entreprise domiciliée et il est mentionné au registre du commerce et des sociétés.

Contrat de domiciliation : obligations du domiciliataire

SYSTENIUM déclare se soumettre expressément aux dispositions du décret n°85-1280 du 5 décembre 1985 en s'obligeant à :

• Mettre à la disposition du client des locaux permettant la réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise. Ces locaux seront facturés selon leur utilisation et selon le tarif en vigueur.
• Détenir pour chaque client domicilié un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représantant légal.
• Installer les services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements. Par mesure de tolérance, SYSTENIUM peut se contenter d'obliger le client à lui fournir une attestation sur l'honneur indiquant le lieu où est tenue la comptabilité et où sont conservées les factures. En cas de vérification, le client s'engage à mettre ces documents à la disposition de l'administration à l'adresse de domiciliation.
• Tenir informé le Greffier du Tribunal de Commerce dont il dépend, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation du client dans ses locaux.
• Communiquer aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée.
• Fournir chaque trimestre au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des sociétés commerciales qui se sont domiciliées dans ses locaux.

Contrat de domiciliation : obligations du domicilié

Le client déclare lui s'obliger à :

• Utiliser effectivement et exclusivement l'adresse mise à disposition comme siège social de l'entreprise.
• Fournir à SYSTENIUM une attestation sur l'honneur indiquant le lieu de tenue et de conservation de sa comptabilité et de ses factures, ainsi que son engagement à mettre ces documents à la disposition de l'administration à l'adresse de domiciliation.
• Fournir un justificatif de domicile du responsable et prendre l'engagement de déclarer à SYSTENIUM tout changement de son domicile personnel.
• Informer régulièrement SYSTENIUM de toute modification concernant son activité, sa forme juridique, son objet, le nom et l'adresse des personnes ayant le pouvoir de l'engager.

Contrat de domiciliation : documents à fournir

Le domicilié doit fournir à la souscription du contrat les pièces justificatives nécessaires :

• Pièce d'identité du responsable
• Justificatif de domicile du responsable
• Un extrait K-BIS si la société est déjà immatriculée
• Une attestation concernant le lieu de sa comptabilité
• Une procuration postale pour réceptionner les courriers recommandés